Vaikea keskustelu kannattaa käydä ajoissa

Työpaikalla eteen tulee tilanteita, joista puhuminen ei ole helppoa. Kyse voi olla omasta jaksamisesta, työkyvystä tai vaikkapa työkaverin käyttäytymisestä.

Työterveyslaitoksen työterveyspsykologi Kaisu Behm muistuttaa, että vaikeat aiheet kuuluvat työelämään – ja siksi niistä pitää myös puhua.

Kenen kanssa puhua?

Jos kyse on työkaverin käytöksestä, asia kannattaa ottaa ensin esille hänen kanssaan.

– Yleisperiaate on, että otetaan asia ensin puheeksi sen ihmisen kanssa, jonka kanssa tilanne häiritsee, Behm toteaa.

Omaan työkykyyn, jaksamiseen tai laajemmin työn järjestelyihin liittyvät asiat kuuluvat esihenkilölle, joka vastaa työn sujuvuudesta ja resursoinnista.

Tarvittaessa apua saa myös työterveydestä, työsuojeluvaltuutetulta, luottamusmieheltä tai omasta ammattiliitosta.

– Ei tarvitse jäädä yksin vaikean asian kanssa. Vaikka asiat ratkaistaan työpaikalla, valmistautumisessa voi hyödyntää työterveyden tukea, Behm muistuttaa.

Rauhallinen hetki keskustelulle

Vaikeaa keskustelua ei kannata käydä hyllyjen välissä kiireessä. Parempi on sopia rauhallinen aika ja paikka.

– Mieltä painavia asioita ei kannata sanoa ohimennen tai sivulauseessa, vaan varata siihen sopiva aika, Behm opastaa.

Usein paras hetki on mahdollisimman pian tapahtuneen jälkeen – esimerkiksi seuraavana päivänä, jos tilanne jäi vaivaamaan.

Behm korostaa kasvokkaisen keskustelun merkitystä. Jos se ei ole mahdollista, videotapaaminen on toinen hyvä vaihtoehto. Hankalia asioita ei tulisi hoitaa pelkillä viesteillä.

Itse keskustelussa kannattaa sanoittaa omat tunteensa ja pitäytyä niin sanotussa minä-kielessä.

– On hyvä sanoa, että minusta on tuntunut tältä tai että haluaisin ymmärtää tätä tilannetta. Sen sijaan ei kannata sanoa, että sinä olet aina tuollainen.

Huomion tulee kohdistua työhön ja työpaikalla tapahtuvaan toimintaan, ei toisen persoonaan. Tavoite on parantaa työn sujuvuutta ja yhteistyötä.

– Koitetaan mennä eteenpäin, eikä ainoastaan jäädä kaivelemaan vanhoja, Behm painottaa.

Entä jos keskustelu pelottaa?

Moni tunnistaa tilanteen: aamulla kädet tärisevät ja tekisi mieli perua tapaaminen.

Ahdistukseen liittyy usein välttämiskäyttäytyminen, Behm sanoo.

– Siinä kohtaa iskee ajatus, että olisi helpompi vain ohittaa tämä tilanne. Rohkaisisin kuitenkin menemään sitä vaikeaa ja jännittävää asiaa kohti.

Jännitys on luonnollista. Vaikeassa keskustelussa on hyvä muistaa, että tunteiden näyttäminen on sallittua.

– Itkeminen tai herkistyminen ei haittaa. Tunteet ovat meillä kaikkialla mukana, eikä niitä tarvitse pelätä tai peittää.

Toisaalta keskustelu saattaa herättää myös vastapuolessa tunteita. Korjaavaan palautteeseen reagoidaan usein puolustautumalla. Silloin kannattaa pysyä rauhallisena ja kuunnella, mitä toinen haluaa sanoa.

– Se kuuluu prosessiin. Toinen haluaa tulla kuulluksi ja selittää, miksi toimi niin kuin toimi, Behm avaa.

On hyvä muistaa, että kaikki ei välttämättä ratkea yhdellä kerralla. Jos keskustelu ei etene tai toinen vähättelee asiaa, mukaan voidaan ottaa esimerkiksi esihenkilö tai henkilöstöpäällikkö.

On myös hyvä erottaa kaksi asiaa: tulinko kuulluksi ja oliko lopputulos mieleinen.

– Kaikki lopputulokset eivät ole aina jokaisen työntekijän kannalta mieluisia. Silti keskustelu voi olla onnistunut, jos oma asia on tullut kuulluksi.

Mitä tapahtuu, jos asiaa ei ota puheeksi?

Toivo asioiden kääntymisestä parempaan voi houkutella lykkäämään keskustelua.

– Ajatellaan, että kyllä se on varmaan loman jälkeen parempi, Behm kuvailee.

Usein ongelmat kuitenkin pahenevat, jos niihin ei tartuta. Työkyky voi heikentyä, sairauspoissaolot lisääntyä ja luottamus työpaikkaan murentua. Ratkaistut tilanteet sen sijaan lisäävät sitoutumista ja vahvistavat työpaikkaa.

– Mitä varhaisemmassa vaiheessa ongelmiin tartutaan, sen parempi, Behm muistuttaa.

Työkulttuuri ratkaisee

Vaikeiden keskustelujen onnistuminen ei ole vain yksilön vastuulla. Ratkaisevaa on työpaikan kulttuuri.

– Työkulttuurin pitäisi olla sellainen, että vaikeita asioita uskalletaan ottaa puheeksi. Se edellyttää paljon päivittäistä hyvää toimintaa, Behm sanoo.

Yhteiset pelisäännöt, hyvä perehdytys ja varhaisen välittämisen malli luovat pohjan työpaikan turvallisuudelle. Kaikkien tulee tietää, mikä on asiallista työkäyttäytymistä ja miten epäasiallisuuteen puututaan.

– Esihenkilön tulee itse toimia sillä tavalla, miten hän odottaa työntekijöiden toimivan, ja toimia itse esimerkkinä.

Arjessa myös myönteinen palaute kantaa pitkälle. Positiivista palautetta tulisi antaa viisi kertaa enemmän kuin kriittistä palautetta, Behm vinkkaa.

– Se tekee työpaikan kulttuurista tukevan ja kannustavan. Vaikeita tilanteita tulee kuitenkin aina väistämättä, kun me ihmiset teemme töitä keskenämme.

Teksti: Veera Jokinen

Kuvat: Getty Images