Ta det svåra samtalet i tid

Det kan uppstå situationer på arbetsplatsen som är svåra att hantera. Det kan handla om ork, arbetsförmåga eller en kollegas beteende.

Kaisu Behm, arbetshälsopsykolog vid Arbetshälsoinstitutet, påminner om att svåra frågor hör till arbetslivet – och därför bör vi också prata om dem.

Vem kan man prata med?

Om det handlar om en kollegas beteende, är det bra att ta upp frågan först med kollegan.

– Den allmänna principen är att man först ska diskutera saken med den som situationen gäller, säger Behm.

Frågor som rör ens egen arbetsförmåga, ork eller arbetsarrangemang i stort är chefens ansvar. Chefen ska se till att arbetet löper smidigt och resursfördelningen är rätt.

Vid behov hjälper företagshälsovården, arbetarskyddsfullmäktige, förtroendemannen eller det egna fackförbundet.

– Du behöver inte bli ensam med en svår fråga. Även om frågorna löses på arbetsplatsen, kan man använda företagshälsovården som stöd, påminner Behm.

En lugn stund för ett samtal

Svåra samtal ska inte tas upp i förbifarten. Det är bättre att komma överens om en lugn tid och plats för samtalet.

– Man ska inte säga svåra saker i all hast eller i en bisats utan avsätta en lämplig tid för det, råder Behm.

Ofta är den bästa stunden så snart som möjligt efter händelsen – till exempel nästa dag om situationen kändes fel eller obekväm.

Behm betonar vikten av samtal öga mot öga. Om det inte är möjligt, kan ett videomöte vara ett bra alternativ. Svåra saker bör inte diskuteras via meddelanden.

I själva samtalet är det en bra idé att uttrycka sina känslor och hålla sig till det så kallade ”jag”-språket.

– Det är bra att säga att jag har känt så här eller att jag skulle vilja förstå den här situationen. I stället lönar det sig inte att säga att ”du är alltid så där”.

Fokus bör ligga på arbetet och det som sker på arbetsplatsen, inte på den andra personen. Målet är att jobbet och samarbetet blir smidigare.

– Låt oss försöka gå framåt, och inte bara fortsätta gräva i gamla saker, betonar Behm.

Vad om samtalet känns skrämmande?

Många känner igen situationen: händerna skakar på morgonen och man har lust att ställa in hela mötet.

Ångest åtföljs ofta av undvikande beteende, säger Behm.

– Då slår tanken att det skulle vara lättare att bara glömma hela saken. Jag uppmanar dock att gå mot det som känns svårt och spännande.

Spänning är naturligt. I ett svårt samtal är det bra att komma ihåg att det är helt okej att visa känslor.

– Det gör ingenting fast man gråter eller blir känslig. Känslor finns överallt, och det finns ingen anledning att vara rädd för dem eller dölja dem.

Å andra sidan kan samtalet också väcka känslor hos motparten. Korrigerande feedback skapar ofta en defensiv motreaktion. Då lönar det sig vara lugn och lyssna på vad den andra har att säga.

– Det hör till processen. Den andra vill bli hörd och förklara varför man agerade så som man gjorde, förklarar Behm.

Det är bra att komma ihåg att allt kanske inte löses på en gång. Om samtalet inte går framåt eller om den andra viftar bort problemet, kan den närmaste chefen eller HR-chefen tas med i samtalet.

Det är också bra att skilja mellan två saker: blev jag hörd vs. blev slutresultatet sådant som jag hade önskat mig.

– Alla slutresultat är inte alltid tillfredsställande för alla. Samtalet kan ändå ha varit lyckat om ens egen synvinkel har vunnit gehör.

Vad händer om frågan inte tas upp?

Hoppet om att saker och ting ska bli bättre kan fresta oss att skjuta upp diskussionen.

– Vi tror att det ”blir bättre efter semestern”, beskriver Behm.

Problemen blir dock ofta bara värre om man inte tar tag i dem. Arbetsförmågan kan minska, sjukfrånvaron ökar och tilliten börjar vackla. Situationer som har lösts bidrar däremot till större engagemang och stärker arbetsplatsen.

– Ju tidigare man tar tag i problemen, desto bättre, påminner Behm.

Arbetskulturen är avgörande

Att lyckas med svåra samtal är inte bara individens ansvar. Arbetsplatskulturen är också avgörande.

– Arbetskulturen bör vara sådan att man vågar föra svåra frågor på tal. Det kräver bra verksamhet dagligen, säger Behm.

Gemensamma spelregler, god introduktion och en modell för tidiga insatser skapar grunden för en trygg arbetsplats. Alla bör veta vad sakligt beteende i arbetet innebär och hur man ska ta itu med olämpligt beteende.

– Chefen bör göra det man förväntar sig att medarbetarna gör och föregå med gott exempel.

Positiv feedback har också stor betydelse i vardagen. Positiv feedback bör ges fem gånger mer än kritisk feedback, tipsar Behm.

– Det gör arbetsplatskulturen stödjande och uppmuntrande. Men svåra situationer uppstår ändå när vi människor jobbar ihop.

Text: Veera Jokinen

Bilder: Getty Images