Artikkeli - 21.10.2019 klo 09.55
Työelämä

Työ tunkeutuu vapaa-ajalle puhelimen kautta – työpaikan yhteisistä pelisäännöistä apua viestitulvaan

Kuva: Anja Reponen

Kuva: Anja Reponen

Moni työnantaja käyttää mobiilisovellusta työpaikan sisäiseen viestintään. Sovellusten käytön pelisäännöistä pitäisi kuitenkin sopia yhdessä henkilöstön kanssa.

Viime vuosina yhä useammalla työpaikalla on alettu käyttää talon sisäiseen viestintään erilaisia mobiilisovelluksia. Yleisin on viestisovellus WhatsApp. Tutkimusta sovellusten käytöstä ei tiettävästi ole tehty. PAMin työympäristöasiantuntijan Erika Kähärän mukaan vaikuttaa kuitenkin siltä, että etenkin kaupan alalla viestisovellus on hyvin yleinen.

Viestiketjuissa esimiehet saattavat etsiä sairausloman tuuraajia, kertoa uusista kampanjoista tai vaikkapa jakaa työtehtäviä. Tavallista on myös, että WhatsApp on alkanut korvata työpaikkojen päivä- tai lokikirjoja, joihin on kirjattu esimerkiksi tärkeitä tietoja seuraavaan vuoroon tulevalle työntekijälle.

”Tavallista on, että työntekijät ovat mukana yhdessä tai kahdessa viestiryhmässä. Esimiehet, kuten myymälä- ja vuoropäälliköt, saattavat joutua seuraamaan useaakin viestiketjua”, Kähärä kertoo.

Töissä vapaalla

Moni käyttää WhatsAppia sekä töissä että vapaa-ajalla. Sovelluksen kahtalainen luonne voi aiheuttaa hankaluuksia. Esimerkiksi monet perheelliset pitävät sovelluksen äänet päällä, jotta huomaisivat lastensa lähettämät viestit. Sovellus ei kuitenkaan erottele työhön ja vapaa-aikaan liittyviä viestejä. Puhelin piippaa, tulee viesti sitten lapselta tai esimieheltä.

”Sovelluksen käyttö työasioiden hoitamiseen on omiaan hämärtämään työ- ja vapaa-ajan rajaa. Elämä menee päivystysluontoiseksi”, Kähärä huomauttaa.

PAMin teettämän Kaupan alan esimiesbarometrin mukaan esimiehet kokevat nimenomaan työn ja vapaa-ajan sekoittumisen kuormittavaksi. Harva jättää työviestejä vapaallakaan lukematta, vaikka työnantaja ei sitä edellyttäisikään.

”Tutkimusten mukaan ihmiset olettavat, että työnantaja odottaa vastausta illalla lähettämäänsä viestiin heti, vaikka näin ei olisikaan. Ihmiset ovat vähän ylilojaaleja”.

Harvalla työpaikalla on sovittu siitä, miten työasioista viestittely ja viestien lukeminen vapaalla lasketaan työaikaan.
”Nyt moni kokee tekevänsä töitä vapaalla”.

Viestien tulva

WhatsApp on hyvin helppokäyttöinen, mutta se ei silti välttämättä ole aina kaikkein paras tapa viestiä.

”Monissa tilanteissa jokin muu keino olisi tarkoituksenmukaisempi. Esimerkiksi sähköpostiviesti, työpaikan päiväkirja tai vaikkapa puhelu”, Kähärä pohtii.

Kuva: Anja Reponen

Sovelluksen vaivattomuus madaltaa kynnystä viestin lähettämiseen. Tämä saattaa johtaa siihen, että ryhmä pursuilee paitsi olennaisia myös melko vähäpätöisiä asioita. Usein käy niinkin, että koko ryhmä saa luettavakseen viestejä, jotka koskevat vain muutamia ryhmän jäseniä.

Viestitulvasta itseä koskevan, tärkeän tiedon etsiminen voikin olla työlästä. Kähärä tähdentää, että viestittely digimaailmassa ei saisi syrjäyttää tyystin kasvokkaisia kohtaamisia ja kokouksia. Kirjallisissa viesteissä väärinymmärryksen vaara kasvaa. Toisaalta viestit eivät korvaa tapaamisia yhteisöllisyyden ylläpitämisessä.

Säännöt selviksi

Jos työnantaja haluaa käyttää jotakin viestisovellusta työasioiden hoitoon, on hyvä sopia pelisäännöistä kirjallisesti yhdessä henkilöstön kanssa.
Sääntöihin pitää kirjata esimerkiksi se, milloin työnantaja edellyttää viestien lukemista ja milloin ei.

”Jos työnantaja vaatii viestien seuraamista myös työajan ulkopuolella, täytyy sopia siitä, miten menetetty vapaa-aika korvataan”.

Yhdessä kannattaa miettiä myös, millaisista asioista viestitään sovelluksessa ja millaisista ei. Voiko viestiketjussa kertoa vitsejä? Entä kerrataanko edellisen vuoron kuulumiset viestiryhmässä vai kirjataanko olennaiset asiat työpaikalla olevaan päiväkirjaan?

Ylös kannattaa kirjata myös se, käytetäänkö yhteistä viestiryhmää vain muutamille jäsenille tarkoitettujen viestin välittämiseen vai hoidetaanko yhteydenpito muulla tavoin.

”Säännöt olisi hyvä luoda, kun sovellus otetaan käyttöön. Toisaalta pelisääntöjä on hyvä tarkastella myöhemminkin. Ajan mittaan voi huomata, että jotkut säännöt eivät ole tarkoituksenmukaisia”, Kähärä neuvoo.

 

 

Teksti: Anu Vallinkoski

 

Uusimmat

Suosituimmat